Prima che un sito sia elencato in un motore nei risultati di ricerca questo deve essere indicizzato. L'indicizzazione avviene quando le pagine sono visitate dallo spider del motore, sono analizzate e salvate nel database del motore. Se una pagina non è indicizzata allora il motore di ricerca non ha dati riguardante la sua esistenza, perciò non lo visualizzerà nell'elenco dei risultati delle ricerche.
La promozione tramite i motori di ricerca è un processo continuo, che passa tramite l'ottimizzazione delle pagine, l'aumento degli inbound link qualificati e l'aggiunta continua dei contenuti. Ma il primo passo che un webmaster deve fare per l'ottimizzazione è quello di verificare se il suo sito è presente o meno nei principali motori.
Di solito l'indicizzazione è facile. A volte non dovrai fare nulla di particolare. Nel caso di Google, ad esempio, il googlebot (l'agente, o spider, di Google) visiterà il tuo sito automaticamente, pochi giorni dopo che troverà un link verso di esso in uno dei siti già presenti nel suo database.
Con altri motori la registrazione può essere più complessa, o comunque più lunga. Nei directory in particolare la registrazione è più difficie, in quanto dovrà avvenire in modo manuale ed essere poi evaluata anche da redattori, che decideranno dove e quando inserirlo. Non è necessario registrare tutte le pagine, sarà sufficiente segnalare la home page, e, se la struttura del sito è ottimizzata, allora il motore seguirà i link ed indicizzerà anche il resto delle pagine.
L'aggiornamento dei database dei motori è un processo in continuo sviluppo. I record in un database potranno cambiare, con pagine che appaiono poi scompaiono per poi riapparire ancora. Per questa ragione è opportuno tenere l'indicizzazione del tuo sito sotto continua osservazione, effettuando un controllo o due al mese. Perchè "sparire" dai motori vuol dire fermarsi nella crescita.
La causa più diffusa dei problemi di indicizzazione è la mancata disponibilità del server che ospita il tuo sito. Se lo spider del motore non è in grado di contattare il server nel momento della sua visita può saltare l'aggiornamento del suo database (che conterrà informazione data e spesso non più rilevante sulle tue pagine, e comunque ommetterà ad aggiungere i contenuti nuovi. Nel caso di irraggiungibilità ripetuta il sito potrà sparire anche completamente dall'elenco dei risultati, e perdere nel valore del ranking.
La via principale degli spider di ricerca verso il tuo sito resteranno gli inbound link. Questo significa che più siti hanno un link verso il tuo più spesso i motori visiteranno il sito.